Om een advies mogelijk te maken is een compleet en uitgewerkt dossier nodig. In de aanvraag of oplegnotitie dient te worden vermeld:

• Citeertitel van het voorontwerp omgevingsplan dan wel concept ontwerp omgevingsplan (eventueel IMRO ID van het plan);
• Status en datum van het stuk;
• Aanleiding en motivatie voor het opstellen van het omgevingsplan: een kernachtige omschrijving van het probleem dat opgelost moet worden, de oplossingsrichting die daarvoor wordt gekozen, een omschrijving van de huidige situatie en van de beoogde situatie;
• In geval van verplaatsing van detailhandel: onderbouwing van de wijze waarop de herbestemming van de oude zal zijn geborgd;
• Omvang van de voorgestelde uitbreiding in m2 brutovloeroppervlak (bvo), afgezet tegen de huidige omvang van het winkelgebied.

Bij de aanvraag dienen meegestuurd te worden:

• Een beschrijving van de voorgenomen ontwikkeling in de vorm van een omgevingsvisie, een stedenbouwkundige visie en een programmatische visie, waarin de hoofdlijnen van de beoogde ontwikkeling zijn vastgelegd;
• Een voorontwerp dan wel concept ontwerp-omgevingsplan met
  • regels + bijlagen;
  • toelichting + bijlagen;
  • verbeelding;
• Behoefteraming van maximaal 2 jaar oud, bijvoorbeeld in de vorm van een distributieplanologisch onderzoek, inclusief effectanalyse, waarin ook opgenomen:
  • Gegevens met betrekking tot de actuele lokale en regionale behoefte;
  • Inzicht in de actuele winkelvoorraad;
  • Inzicht in de actuele leegstand;
• Een document waaruit blijkt dat de ladder voor duurzame verstedelijking is doorlopen, bijvoorbeeld in de vorm van een distributieplanologisch onderzoek en een vraag-aanbod confrontatie (draagvlak- en effectanalyse);
• Indien voorhanden de actuele detailhandelsvisie van de gemeente en/of van de regio;
• Verslag van het inhoudelijk overleg met buurgemeenten in het relevante regionale marktgebied en/of andere winkelgebieden binnen de gemeente, die effect van de ontwikkeling kunnen ondervinden;
• Een fact sheet van de beoogde situatie afgezet tegen de bestaande situatie;
• Overige relevante bijlagen;
• Ingeval van een uitbreide procedure voor een omgevingsvergunning ook de vergunningaanvraag van de initiatiefnemer;
• Indien de commissie een eerste reactie heeft uitgebracht een verantwoording verwerking hiervan in het voorliggende plan.

Naast een concept ontwerp-omgevingsplan is ook een concept ontwerp van een ontheffing ontvankelijk om te worden voorgelegd.

Om een goede beoordeling door de adviescommissie mogelijk te maken, adviseren wij u zo concreet en volledig mogelijk te zijn.

Denk dus ook aan:

• Gemeentelijke visie op het plan aan de hand van het ruimtelijk beleid;
• De plannen om invulling te geven aan het bestemmingsplan/ de ontheffing;
• Visualisaties van de plannen;
• Reacties van betrokken ondernemers en andere stakeholders;
• Andere goedgekeurde plannen voor uitbreiding, sloop of transformatie.

Indien de aanvraag in de ogen van de adviescommissie onvoldoende is onderbouwd, wordt deze niet in behandeling genomen. In dat geval neemt de secretaris contact op met de aanvrager om te bespreken welke informatie nog ontbreekt en het verzoek deze informatie eerst aan te leveren voordat de commissie een advies zal uitbrengen.