Het vragen van een eerste reactie heeft alleen zin, als er voldoende tijd is om de reactie van de commissie te kunnen verwerken in de adviesaanvraag. Dit betekent dat de eerste reactie al vroeg in het ontwikkelingsproces moet worden gevraagd op een moment dat de stukken nog niet volledig uitgewerkt of compleet zijn.

Om goed te kunnen reageren, is het nodig dat de commissie in ieder geval kan beschikken over:

• een toelichtende notitie van de aanvragende gemeente, waarin zijn opgenomen:
  • een beschrijving van de voorgenomen ontwikkeling;
  • aanleiding en motivatie voor de beoogde ontwikkeling;
  • een kernachtige omschrijving van het probleem dat opgelost moet worden en de oplossingsrichting die daarvoor wordt gekozen;
  • een omschrijving van de huidige situatie en van de beoogde situatie
  • in geval van verplaatsing van detailhandel: een toelichting op de wijze waarop de herbestemming van de oude locatie zal worden geborgd;
  • omvang van de beoogde uitbreiding in m² brutovloeroppervlak (bvo), afgezet tegen de huidige omvang van het winkelgebied;
• een omgevingsvisie;
• een stedenbouwkundige visie waarin de hoofdlijnen van de beoogde ontwikkeling zijn neergelegd;
• een functionele visie waarin de hoofdlijnen van de programmatische invulling van de beoogde ontwikkeling zijn neergelegd, met daarbij specifiek inzicht in de beoogde omvang en branchering van de detailhandelsontwikkeling die deel uitmaakt van het programma;
• de (voorlopige) resultaten van een distributieplanologisch onderzoek of een laddertoets;
• de gemeentelijke detailhandelsvisie (indien aanwezig).

Voor zover de voor een adviesaanvraag benodigde stukken al (in concept) gereed zijn kunnen deze worden toegevoegd aan de vraag om een eerste reactie.